Günümüzün pek çok şeyi yapmamızı gerektiren dünyasında zamanın o kadar da bol olmaması çoğu zaman bizi, deyim yerindeyse kilitler.
İş yerleri ile psikolojiyi bir araya getiren klinik psikolog Michael W. Wiederman, Psychology Today internet sitesinde yayımlanan yazısında zaman kıtlığı hissini daha da artıran, vazgeçmemiz gereken eğilimlerimizi anlatıyor ve zamanı verimli şekilde kullanmamızı sağlayacak beş stratejiye yer veriyor.
Yazının bazı bölümlerini aktarıyoruz:
“Biraz daha zamanım olsaydı, yapacak işlerim daha az olsaydı ya da yetişebilseydim sorun olmazdı’ diye düşünmek doğaldır.
Zaman, zenginlik veya statüden bağımsız olarak herkesin aynı miktarda sahip olduğu tek ‘şey’ olduğundan; burada değişen, belirlenmiş bir zaman dilimi boyunca her birimizden ne beklendiğidir.
Zamanın kendisi yönetilemeyeceği için, iş o belirlenen zaman diliminde ne yaptığınıza bağlıdır (davranış yönetimi) ve burada da psikoloji devreye girer.
Nitekim birtakım psikolojik olgular birlikte çalışarak başarı duygumuzu ve zaman yönetimiyle ilgili memnuniyetimizi zayıflatır.
Görev tamamlama yanılgısına dikkat edin
Varsayımsal zaman dilimimiz boyunca geniş bir dizi olası davranışı göz önünde bulundurarak başlayalım.
Elimizde, yakında veya gelecekte yapılması gerekenlerin yer aldığı bir listemiz var.
İlk önce neyi halledersiniz?
Muhtemelen daha küçük, daha kolay görevler üst sıralara çıkar. Sonuçta, nispeten kısa bir süre içinde listedeki birçok görevi halledebilirsiniz, öyleyse neden bunları aradan çıkarmayasınız ki?
Psikologlar bu eğilimi ‘görev tamamlama yanılgısı’ olarak adlandırıyor.
Tamamlanmamış görevler psikolojik rahatsızlık yaratır ve görevi tamamlamak rahatlamanın yanı sıra başarı duygusunu uyandırır (…) Bu, kazı kazan oynamak ve küçük bir ödül kazanmak gibidir; hayatınızı değiştirmeyecek ama o an için büyük bir keyif verecektir.
Peki, küçük görevlerle başlamanın ne zararı var?
Ofislerde çalışan çoğu kişinin yaşadığı günlük e-posta, metin mesajı ve diğer anlık mesaj seli hakkında bugüne dek çok şey yazıldı.
Mesajları yanıtlamak, sanki yapılması gerekiyormuş gibi görünen, ortak ve hiç bitmeyen küçük görevlere yalnızca bir örnek.
Küçük görevlere öncelik verdiğinizde, daha büyük olanlar ertelenir; hele son teslim tarihi yoksa, süresiz olarak. Küçük görevler sıklıkla acil görünür ve dikkatinizi çeker, ancak başarınız ve memnuniyetiniz için genellikle en önemli olan daha büyük görevlerdir.” (…)
Yazar, sonuç olarak, değerlerimizle ve anlamlı çalışma (ve takdir görme) anlayışımızla en uyumlu hedeflere ulaşmakta çoğu zaman başarısız olduğumuzu vurguluyor:
“Daha büyük, daha karmaşık bir görevin son teslim tarihi yaklaşırken görev tamamlama yanılgısının çarkında sıkışıp kaldığımızda, stresimiz artar ve asla yeterli zaman olmadığı hissine kapılırız.
Derin çalışmanın düşmanı
İşimizin en önemli yönleri, psikologların ‘derin çalışma’ olarak adlandırdığı sürekli dikkat veya düşünceyi gerektirir. Ancak yapılacak çok fazla iş baskı yarattığında çoklu görevlerin cazibesine kapılabiliriz.
Buna karşın giderek artan sayıda araştırma, çoklu görevlerin yarattığı verimsizliği ve artan stres deneyimini ortaya koyuyor. Belki de daha can sıkıcı olan, sık sık çoklu görev yapmanın ve dikkatimizi küçük görevlere odaklamanın beyni buna uygun şekilde çalışmaya yönlendirerek derin çalışmaları zamanla daha da zorlaştırması.”
Planlama yanılgısına düşmeyin
Yazar, görev tamamlama yanılgısı ve çoklu görevlere ek olarak, diğer psikolojik faktörlerin de önemli görevlerimizi önceliklendirmemize ve başarıyla tamamlamamıza engel olabileceğini belirtiyor:
“Bunlardan biri, psikologların planlama yanılgısı olarak adlandırdığı olgu, yani bir görevin ne kadar süreceğinin yanı sıra bir iş üzerinde ne kadar zaman çalışmamız gerektiğini tahmin etme konusunda aşırı iyimser olma eğilimimizdir.
İş yerinizde kaç saat çalışmanız gerekiyor?
Muhtemelen cevap ‘8 saat’ olacaktır. Ancak deneyimlerimizden biliyoruz ki kesintiler, dikkat dağılmaları, molalar da olacaktır.
Mevcut fiili çalışma süresinin ne kadarını öncelik verdiğiniz bir iş üzerinde çalışmak için kullanabilirsiniz?
Ne cevap verirseniz verin, muhtemelen çok cömert olacaksınız.
Bunun bir nedeni, az önce bahsettiğimiz üretken olmayan faktörlerin yanı sıra gün içerisinde ortaya çıkan öngörülemeyen görevleri ve sorunları hafife alma eğiliminde olmamızdır. Aynı nedenlerden dolayı bir işin yapılma süresini de azımsarız.
İşe yarayacak beş strateji
1.Her güne, o gün yapılması gereken gerçekten önemli şeyleri dile getirerek başlayın.
Kendinize şu soruyu sorun: ‘Bugün tek bir şey üzerinde çalışabileceksem, bu ne olurdu?’
Bu bağlamda ‘önemli’yi nasıl tanımlarsınız? ‘Kişisel veya mesleki açıdan en anlamlı’, ‘rahatlama hissi yaratan veya kaygıyı azaltma olasılığı yüksek’ ya da ‘en büyük veya en uzun süreli etkiye sahip’ gibi geleneksel olmayan tanımları göz önünde bulundurun.
2. Daha büyük görevleri tanımlanmış ulaşılabilir adımlara ayırın.
‘X üzerinde çalışmak’ için zaman planlamak yerine, ulaşılmış olarak tanımlanabilecek bir hedef belirleyin. Bu şekilde görev tamamlama yanılgısını kendi avantajınıza çevirmiş olacaksınız. Günlük adımı tamamladığınız için kendinizi ödüllendirin.
3. Çoklu görev yapmanın cazibesinden, dikkat dağıtıcı unsurlara ve görev tamamlama yanılgısına kapılmaktan kaçının.
Belli başlı yoğun işler için ayrılan zaman bloklarını programlayın ve koruyun; çevrenizde dikkat dağıtıcı unsurları ve kesintileri en aza indirecek şekilde değişiklikler yapın.
Kapınıza veya odanıza işaret koymak, kulaklık takmak ve başkalarının mesajlarına ne zaman yanıt verebileceğinizi belirten otomatik yanıtlar oluşturmak bu değişiklikler arasında yer alabilir.
4. Planlama yanılgısıyla mücadele edin.
Bugün belirlediğiniz görev üzerinde çalışmak için ne kadar zamanınız olduğuna ve işin ne kadar zaman alacağına dair tahminde bulunun. Daha sonra ilkini ikiye bölün ve ikinci tahmini ikiye katlayın. (…)
5. Kesintileri ve gecikmeleri öngörün ve basit davranışsal tepkiler oluşturun.
Psikologlar bu küçük planlara ‘uygulama niyetleri’ adını verir ve hedefe ulaşmayı kolaylaştırmada oldukça etkilidirler.
Örneğin, ‘Bir iş arkadaşım öncelikli görevim üzerinde çalışmak için planladığım zamanımı bölerse, konuyu ona açıklayacağım ve gündeme getirdikleri konu üzerinde konuşmaya devam etmek için bir zaman belirlemeyi talep edeceğim’. Ya da ‘X üzerinde çalışırken cihaz bildirimlerini kapatacağım ve mesajlara bakmayacağım’.
Sonuçta zaman yönetimi ‘ya hep ya hiç’ ya da tek bir sihirli stratejiyle çözülmesi gereken bir sorun değildir.
Aksine, diğer davranışlarımız ve yaşam deneyimlerimiz gibi, yönetilmesi gereken sürekli bir ikilemdir. Süreç, kendi eğilimleriniz hakkındaki farkındalığı artırmak ve kendimiz için en iyi olanı denemekle başlar. (…)
Bu yazımız ilginizi çektiyse belki şu yazılarımıza da göz atmak isteyebilirsiniz:
Aynı anda iki işi birden nasıl daha iyi yapabiliriz?
Erteleme sorunundan nasıl kurtulursunuz?
Bu yazı ilk kez 15 Eylül 2023’te yayımlanmıştır.
