Büyük şehirde yaşayan beyaz yakalı bir çalışan mısınız? Değerli vaktinizin ne kadarı işte ve daha da önemlisi ne kadarı gerçekten verimli bir şekilde çalışarak geçiyor? Yıllardır sorduğumuz sorular bunlar…
“Esnek çalışma düzenine geçilebilir mi, evden çalışma sistemi denenebilir mi?” diye düşünüp tartışırken 2020’de hayatlarımıza dünyanın tamamını etkileyen COVID-19 düşüverdi. Birdenbire kendimizi evimizin bir köşesinde, çoluğumuz çocuğumuz, kedimiz, köpeğimizle dip dibe çalışıyor bulduk. İlk başlarda özendiğimiz kılık kıyafetimiz de yerini eşofman, tişörte bıraktı. Peki, mutlu muyuz? Kesinlikle evet. Bu, sadece benim düşüncem de değil. Şu aralar hepimizin hayatına rahatlık getiren ülkemizin öncü şirketlerinden birine yaptığımız projeden aldığım veriler de tam olarak çalışanların bu süreçten memnuniyetine işaret ediyor.
İşe yetişme derdi yok, trafik keşmekeşi yok. Böylelikle doğayı daha az kirletiyoruz. Sevdiklerimizle daha çok zaman geçiriyoruz. Belki de, bizlere yaşattığı onca zorluğa, acıya karşın pandeminin iyi yanı uzun zamandır yönetimlerin tereddüt ettiği evden çalışma konusuna getirdiği keskin ve hızlı aksiyon oldu.
Yeni çalışma düzene geçiş zamanı
Bundan sonra COVID-19’un etkilerini yavaş yavaş azaltıp yeni düzene geçme koşullarını konuşma ve şekillendirme zamanı. Bazı şirketler hızlıca artık hiçbir şekilde ofise dönmeme kararı alıyor. Kimi şirketler uzaktan çalışarak, bir ofis ortamı olmadan kültürlerini nasıl sürdürebileceklerini tartışıyorlar. Mesela 95 bin çalışanı olan Koç Holding 35 bin ofis çalışanının kalıcı olarak uzaktan çalışmaya geçeceğini açıkladı. Microsoft da daha önce bazı çalışanlarının kalıcı olarak uzaktan çalışacağını duyurmuştu, ofise döneceklere de zamanlarının yüzde 50’sinde herhangi bir izin almadan uzaktan çalışabilme hakkı tanınmıştı. Facebook, Twitter da benzer açıklamalar yaptı. Öte yandan teknoloji odaklı olmayan şirketlerden de benzer adımlar geliyor; Fransız otomotiv şirketi Peugeot, Opel, Citroen ve DS gibi markaları bünyesinde bulunduran Groupe PSA da yeni bir çalışma modeline geçti. Şirket merkez ofisini kapattı, ortak çalışma alanlarını kullanıyor.
Artık evlerimiz çalışma ortamımız ve aralıksız çalışıyoruz. Neredeyse 7/24. Gözlemlediğimiz kadarıyla daha verimliyiz. Çıkartılan işin katma değerinin iş sonuçlarına nasıl yansıdığını şüphesiz şirketler değerlendiriyor. Zira performs ölçümleri mümkün olduğunca numerik yapılabiliyor, kontrol sağlanabiliyor.
7/24 kesintisiz çalışma tabii ki sürdürülebilir bir yöntem değil, fakat artık geleneksel çalışma yöntemlerinin yetersizliği de ortada. Kesintisiz bir teknoloji söz konusuysa, müşteriye her zamanki servis verilebiliyor ve bunlar mekandan bağımsız olarak gerçekleştirebiliyorsa, işverenlerin, şirket yönetimlerinin çalışanları ısrarla belirli bir mekana ve belirlenmiş çalışma saatlerine mahkum etmesi anlamlı mı? Eğer yeni kuşağın beklentileri biliniyor, umursanıyor ve bu kuşağa mensup çalışanlardan verim alınmak isteniyorsa, yanıt açık: Hayır.
Çalışana kulak verme zamanı
Şu an kadar çalışanı dinlemek ve duymaktan daha iyi bir zaman yok. Liderlerin, insan kaynakları alanında çalışanların özellikle bu konuya öncelik vermesi çok önemli. Yöneticiler ve çalışanlar gördüler ki, evlerden çalışınca işler aksamadı. Evet, yeni bir düzen geldi ve ona göre aksiyonlar alındı, ancak çalışan sanki her an çalışmalı, başka yapacak bir şeyi yokmuş gibi sürekli çalışması da istenir hale geldi.
Yeni düzende çoğunlukla ofise geri dönüşe pek yer yok (şüphesiz bunu yapılan iş de tarif edecektir). Ancak dönülse de, dönülmese de haftalık çalışma gününün dört günden fazla olmasına gerek yok. Ofiste olmak yöneticinin işini daha rahat yönetmesi açısından gerekli idi; ‘ekip ne yapıyor, işini yaptı mı, sabah geldi mi, akşam erken çıktı mı’ gibi noktalara odaklanan geleneksel yönetim tarzı artık rağbet görmüyor. Çalışan evden çalışarak da görevini yerine getiriyor veya getirmiyorsa da yönetici bunu görebiliyor.
Sürecin kazananı çalışanlar
Bu dönemin kazananı bence çalışanlar. Çok büyük özveri ile çalıştılar ve topu yere düşürmediler. Gördük ki, seçtikleri mekan ve zamandan bağımsız sorumluluklarını fazlasıyla yerine getiriyorlar. Ancak sosyalleşmelerine, nefes almalarına, iş dışında kalarak yaratıcılıklarını çalıştırmaya ihtiyaçları var. O nedenle de yeni ofislerimiz olan evlerimizden durmaksızın çalışıyorsak, verimli bir şekilde dört gün çalışabiliriz. Belki bu düzen fazla mesai yapma/yaptırmayı da engelleyebilir.
COVID-19 öncesinde de dört gün çalışma modeli zaten dünyada denenmeye başlamıştı. 2019’un Kasım ayında, Microsoft’un Japonya şubesi bir ay boyunca haftada 4 gün çalışma sistemini denedi, verimlilik yaklaşık yüzde 40 arttı. Avustralya merkezli reklam ve pazarlama şirketi Versa da haftada dört gün çalışma sistemini uyguluyor. Şirket, bu şekilde kâr oranlarının yüzde 300 arttığını iddia ediyor. Unilever Yeni Zelanda ve Kanada’daki Spotify da bu uygulamaya geçen büyük şirketlerden…
Finlandiya’nın yeni başbakanının seçim vaatlerinden biriydi haftada 4 gün çalışma, vaadinin uygulamaya geçmesi bekleniyor. Rusya’da da Çalışma ve Sosyal Koruma Bakanlığı, üretkenliği artırmak için bu sistemi denemeyi değerlendirdiğini duyurdu.
Bu gelişmelerin hepsi aslında pandemi öncesinde zaten konuşuluyordu. Ancak pandemi bu süreci bazı ülkelerde hızlandırdı. İspanya pilot uygulama yapma kararı aldı, yakında pilot uygulama başlayacak. Henüz detaylar belirsiz ama Time dergisinin bu konudaki haberine göre, Eylül ayında başlanması planlanan projenin 3 sene sürmesi bekleniyor. Yaklaşık 200 şirketin haftalık çalışma günlerinin dörde indirilmesi karşılığında oluşabilecek zararlarını karşılamak için de Avrupa Birliği fonlarından 50 milyon avro kullanılacağı belirtiliyor.
Mutlu çalışan = Mutlu müşteri
Uzun yıllar görev aldığım dünyanın ileri gelen markaları, çalışanlarına yeni menfaatler, çalışma şekilleri getirmekte hep öncü oldular. İlk kez esnek çalışma saatleri uygulamasını getirmek istediğimizde de yöneticilerin endişeleri oldu. Ancak hedeflerle çalışma prensibi oturtulunca bu kaygı olmaktan çıktı ve daha verimli çalışıldığı anlaşıldı. Her bilinmeyen gibi haftada dört gün çalışmak da tedirginlik yaratacak ama ortaya konacak süreç, politika ve prosedürler ile yakında rahatça uygulanacak.
Haftada dört gün çalışma seçeneğini incelerken, bu konuya birçok farklı pencereden bakmak gerekiyor: İşveren, çalışan, iş hukuku, sektörel, ekonomik, çevresel. Bu konu yeniden gündeme geldiğinden beri konuyla ilgili pek çok profesyonelle de temas halindeyim; işveren, çalışan, hukukçu… Hepsinin aynı fikirde olduğunu gördüm.
Verimli ve mutlu çalışanın, iş sonuçlarına etkisi saymakla bitmez. Üç jenerasyonun, X, Y, Z bir arada çalıştığı is ortamının çoğunluğunu Y kuşağı oluşturuyor. X kuşağından bolca tecrübe alan, ancak onlar gibi işkolik yasamak istemeyen Y kuşağı ve Z kuşağı, kendine, ailesine, doğaya zaman ayırmak istiyor. Kısacası iş ve özel hayat dengesi istiyorlar. Biriken bu sosyalleşme arzusu hafta sonuna sarkan birçok isle birlikte yerine getirilemeyince mutsuzluk kaçınılmaz oluyor. Mutlu çalışan = Mutlu müşteri ilkesi her daim çalışır.
Haftada 4 gün çalışma sistemi nasıl düzenlenmeli?
Dört güne indirilecek çalışma ortamında, çalışma zamanlaması o işin özüne göre düzenlenmeli. İşin devamlılığına özen göstermeli. Çalışma saatleri Pazartesi – Perşembe ya da Salı – Cuma şeklinde düzenlenebilir. Böylelikle hafta üç gün tatil yapacak çalışan, sağlık ile ilgili randevularını, varsa çocukları ile ilgili işlerini, seyahatlerini, yani idari veya yıllık iznini kullanarak yaptığı tüm işlerini daha rahatlıkla tamamlayabilir. Çalışan yapamadığı tatil, bitiremediği özel işlerini düşünmeyeceği için daha verimli, daha arzulu ve tutkulu olacaktır. Bununla birlikte bir çalışanın çalışmadığı gün, diğer takım arkadaşının o işi üstlenmeri, doğal iş gelişimini, öğrenmeyi tetikleyecektir. Birbirinden iş öğrenmeyi her zaman tercih ettik, bu açıdan da verim getireceğini savunuyorum.
Böyle bir değişimi kendi çalışma ortamları için uygun bulan şirketlere, çalışanları arasında bir anket yapmalarını veya çalışan grupları oluşturarak nabız yoklamalarını tavsiye edeceğim. Her zaman çalışanı karar verme sürecine katmak, muazzam sonuçlar getirir, ‘çalışma günlerimizi azaltıyorlar, işten çıkaracaklar’ gibi endişeler de giderilmiş olur. Bu uygulama çalışanın iş kontratlarında doğal olarak değişiklik yaratacak ve bazı bürokratik işlemler gerektirecek, fakat buna şirketlerin Hukuk Fonksiyonları çözüm bulacaklardır. Hukuk ortaya çıkan duruma bir çözüm arar, bu konu da uzmanlarca tartışılacak ve çözümü bulunarak ilgili İş Kanunu Bölümleri güncellenecektir.
Nelere dikkat etmeli?
Haftada 4 gün çalışma sistemine geçilmesinden sonra bunu sürdürülebilir kılmak için önce işverene ama özellikle de çalışana çok büyük görev düşüyor. Bu ortamı sağlayacak şey, işverenin güveninin suistimal edilmemesi. Dört güne indirilen çalışma günü sayısının, “bu kadar zamanda iş bitmiyor” denerek ek maliyet yaratacak eleman alımına gidilmesi, fazla mesai saatlerinin artması gibi sonuçlar getirmemesine azami dikkat gösterilmesi gerekir. Bunları test edebilmek için de şirketler öncelikle bir pilot uygulama yapabilirler. Belki bir bölge ofisinde veya sadece bir fonksiyonda, çoklu ülke varsa tek bir ülkede… Microsoft Japonya’da bu uygulamayı gerçekleştirerek bir nevi pilot uygulama yaptı.
Hiçbir değişim benim burada yazdığım kadar kolay olmuyor, doğal olarak. Ancak hızla dönüşen iş dünyasına, değişen çalışan profiline ve beklentilerine karşı şirketlerin pro-aktif yönetimi her zaman benimsemeleri gerekiyor. Ve her zaman olduğu gibi, çalışan verimliliğini artıracak uygulamaları ortaya koyan öncü şirketler rakiplerine oranla avantaj sağlayacaklar. Elbette bunu doğru olarak uygulayabilir, uzun vadede çalışanın verimliliğini maksimize eder ve buna bağlı olarak operasyonel maliyetleri de azaltırlarsa…
Karbon ayak izini de azaltabilir
Azalan çalışma gün sayısının da karbon ayak izini azaltacağı da artı gereken bir gerçek. Genç kuşak çalışanlar ve hâlâ okumakta olan geleceğin iş insanları doğal kaynakları tükenmemiş bir dünya istiyorlar. Çalışmayı tercih edecekleri şirketlerin bu öncülüğü onlarla birlikte yapabilmesi karar almak süreçlerinde etkili olacaktır.
Haftada dört gün çalışma uygulamasını Almanya, Fransa, Hollanda gibi güçlü ekonomisi olan ülkeler hayata geçiriyorlar, bu da yeni çalışma düzeninin verimliliğe nasıl olumlu bir etkisi olduğunu bize çok net gösteriyor.
Haftada dört gün çalışma sistemi kimlere daha uygun?
Her işin ve her şirketin bir doğası var. Haftada dört gün çalışma sistemi de her şirkete veyahut elbette bir şirketin tüm birimlerine uygun olmayabilir. Şirketin ya da birimin yapısı bu çalışma düzenine uyumlu ise hayata geçirilebilir, aksi de yapmacık ve verimsiz olur. Fakat bunlar dahi işin nasıl yapıldığının gözden geçirilmesine engel olmamalı.
İşvereni en çok düşündüren konu, bir üretim ortamında bu sistemin uygulanıp uygulanamayacağı ve nasıl sonuç vereceği olacaktır. Ancak gerekli koşullar uygun düzenlemelerle rahatlıkla sağlanabilir.
Yeteneği bilgi veya üretim çalışanı olarak farklı değerlendirmeliyiz belki de. Bilgi için çalışan mekandan bağımsız çalışabilir ancak üretim yapan çalışan mutlak bir mekanda olmalıdır. Şirketlerin de bu kategorilere göre yetenek kaynaklarını yönetmeye başlamaları gerekiyor. Artık kaçınılmaz olan bu yönetim anlayışı olmalı…
Bu çalışma sisteminin her sektörde uygulanamayacağı konusunda meslektaşlarım arasında yaygın bir kanı var. Ancak ben üretimden girişimciliğe farklı alanlarda edindiğim 35 yıllık tecrübemle söyleyebilirim ki, verimliliği arttıran bu çalışma düzeni, üretim ortamı dahil pek çok sektörde ve şirkette uygulanabilir.
Artık 2020’li yıllardayız. Dinamik iş dünyası dinamizmini daha da arttıracak, gelişen insani değerler kavramları çalışanların işverene iş yapma tarzını değiştirmesini dikte edecek ve kesinlikle daha pozitif ve verimli bir çalışma ortamı sağlanmasını ortaya koyacaktır.
Bu makalede yer alan fikirler yazara aittir ve Fikir Turu’nun editöryel politikasını yansıtmayabilir.
Bu yazı ilk kez 2 Nisan 2021’de yayımlanmıştır.
